ビジネスマナーでメールの了解しましたや深夜の送信やRe:はダメなの?

ビジネスメール

もはや社会人が身につけるビジネスマナーの基本といっても過言ではないビジネスメール。

そのビジネスメールを書く時にありがちなのが「了解しました」という返事や深夜の送信、そして「Re:」をタイトルに付けてのメールの返信です。

これらが正しいのか間違ってるのか、また間違っているならどう書くのが正しいのかを紹介します。

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ビジネスマナーではメールの「了解しました」は正しいのか?

目上の方や上司に対し「了解しました」と返すのは間違っています。

「了解しました」を敬語だと思ってる方が多いのですが、了解しましたという言葉には尊敬の意味合いが一切入ってません。

ですのでビジネスマナーというよりも、一般的なマナーとしても間違っています。

上司や取引先の方に「了解」と返信するのは「OK」と返してしまうのと同じようなものです。

失礼にあたりますので、絶対に使わないようにしてくださいね。

正しくは「承知いたしました」もしくは「かしこまりました」「承りました」です。

【例】
>次回の打ち合わせは○月○日の13時でお願いいたします。

○月○日13時ですね。承知いたしました。

ではその時間に本社にてお待ちしております。
よろしくお願いいたします。

「分かりました」の代わりに使うようにすると良いでしょう。

「了解しました」と同じくらい間違えがちな言葉として「了承しました」がありますが、これも目上の方には使ってはいけません。

「了承しました」は何かを承諾する時に使う言葉で、分かりやすく言うと「それでいいですよ」という意味合いになります。

目上の人から目下の人に許可を出す時に使う言葉なので、上司や取引先の方に使わないようにしましょう。

ビジネスメールのマナーでは深夜の送信は許されるのか?

電話と違ってメールは受け取る側が好きな時に読めるし、受信時に音も鳴りません。

だからこちらも好きな時間に送信して、相手側の都合の良い時に読んでもらえればそれでOKでしょ。

深夜に出しておけば朝イチでチェックしてもらえて効率良いし!…と思うでしょう?それ間違いです。

ビジネスマナーにおいて、メールの送信は電話と同じく就業時間以外は基本的にNGです。

その理由としては、就業時間外も突発的な事案に対応するためにメールをチェックしてる方がいらっしゃるからです。

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そういう方に特に急ぎでもないメールを送ると、それだけで邪魔になってしまいます。

また深夜にメールを送るという行為自体が、目上の方に敬意を払っていないと捉える方もいらっしゃいます。

これはもう個人差や年代差としか言いようがありませんが、そういう方にとってはひどく不躾な行為に映ってしまいます。

このように、お相手の方がどういう立場の方なのか、どういう考えをお持ちの方なのか知らずに送信してしまうだけで、迷惑をかけたり顰蹙を買うことがあります。

どうしても必要に迫られない限り、就業時間外のメールの送信は控えましょう。

どうしてもメールを送る必要がある場合は「夜分遅くに失礼いたします」と書いた上で、簡潔に分かりやすく用件を伝えましょう。

日付を跨いだ深夜に送信する場合「明日○時」や「今日」と書くと、日付が曖昧になってしまいますので

「明日(○日)の×時にお伺いします」

というように具体的な日付を書くようにしましょう。

ビジネスメールのマナーでは返信時のRe:は付けて良いのか?

メールの返信時に「Re:」を消して件名を書き換えた方が良いのか迷う方が多いですね。

ビジネスメールにおいては、件名は書き換えずそのまま「Re:」を付けたままにするのが原則です。

その理由は件名に「Re:」とあると、その用件に対する返信が来たということが一目瞭然だからです。

「ああ、あの件に対しての返信が来たんだな」とすぐに分かります。

これに対し、件名の「Re:」を消して全く新しい件名に直されていると、新規メールに見えてしまい別件のメールが来たと勘違いしてしまいます。

それによって返信メールを見逃したり、対応が遅れる可能性もあります。

また後から検索する時や並び替えの時も、「Re:(同じ件名)」の方が見つけやすく管理しやすいんです。

ですので、基本的には「Re:」を付けたまま同じ件名で返すようにしましょう。

「Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:…」と、あまりにも長くなりすぎる時は、「Re:」を1つ残して後は削り、その後に適切な件名を追加すると良いです。

【例】
Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:打ち合わせ日程の件につきまして
  ↓
Re:打ち合わせ日程の件につきまして(資料添付)

まとめ

自分では正しいと思っている言葉遣いが実は間違っていたというのはよくあることです。

また「プライベートでは気にしないこと」でもビジネスマナー上では間違っていることもあります。

あなたの解釈やプライベートでの常識ではなく、ビジネスマナーにおいて失礼のない対応ができるよう基本はきちんと押さえておきましょう。

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