ビジネスメールの書き方のマナー 件名や返信の引用はどうするのが良い?

ビジネスメール

今や社会人にとって最低限のマナーとも言えるビジネスメールマナー。

プライベートなメールとは全く異なるルール・作法があることに戸惑い、不安を覚える新社会人さんは多いと思います。

LINEでのやり取りが当たり前となっている今、メールを書くことすらあまりなかったのにどうしよう…と焦る方もいらっしゃるのではないでしょうか?

そこでビジネスメールの書き方や件名、返信時の引用のマナーなど、基本的なことをまとめて紹介します。

まずはこれを基本として覚えてしまいましょう。

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ビジネスメールの書き方のマナー

ビジネスメールの冒頭には、1行目に相手の社名・2行目に部署名・3行目に肩書・氏名・敬称を書きます。

株式会社○○○
営業企画部営業第三課
部長 山田 太郎様

というような感じですね。

この時、企業名は正式名称で書くようにしてください。略称や(株)などは使わないようにしましょう。

本文の書き出しでは「拝啓 貴社益々御盛栄の事と~」というような挨拶は不要です。

「いつもお世話になっております」などの簡単な挨拶にし、名乗りましょう。

【例】
いつもお世話になっております。
(会社名)の鈴木花子です。

その後、用件を分かりやすく簡潔にまとめます。

いつ・どこで・誰と・なぜ・何を・どのように、という「5W1H」が全て伝わるようにしてください。

場合によっては、これに「いくらで」を入れます。

「いつ・どこで・何時から」などは箇条書きにした方が読みやすければ、箇条書きにしましょう。

そこに至る経緯や理由などがあれば、この後で説明します。

まずは用件(結論)を書き、その後で事情説明と覚えてください。

一行あたりの文字は25~35文字程度を目安にし、それ以上になるなら改行してください。

改行の際、文節で改行しないよう気をつけてくださいね。

【記入例】
スマホを見慣れていると文節の途中で
改行されているのが普通ですが、
それをメールでしてしまうと
とても読みにくくなります。

スマホを見慣れていると文節の途中で改行されてるのが普通ですが、それをメールでしてしまうと、とても読みにくくなります。

【ダメな記入例】
スマホを見慣れていると文節の途中で改行され
ているのが普通ですが、それをメールでしてし
まうととても読みにくくなります。

そして5行程度を一段落として、段落間は1行空けて読みやすくしましょう。

漢字が多いと文字が詰まって見え読みにくくなるので、そういった時は5行未満で改行しても構いません。

同じように段落と段落の間が詰まって見える時は、2行空けても構いません。

要するに相手の方が読みやすければ、それ良いんです。

メールを書き終わった後ザッと読み直してみて、文字が詰まって見にくいなと思ったら、一段落を分けたり、段落間にさらに改行を加えると良いでしょう。

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結びの挨拶は「よろしくお願いいたします」など、簡単な言葉で締めくくるようにしてください。

最後に会社名・部署名・住所・氏名・電話番号・メールアドレスを入れた署名をつけてください。

署名はメールのテンプレートとして保存しておくと、入れ忘れがなくなります。

ビジネスメールの件名の付け方のマナー

メールの件名は本文全体を要約したものをつけるようにしましょう。

【ご連絡】○月○日の打ち合わせ場所変更につきまして(株式会社×× あなたの名字)

のような感じにすると、どこの誰からどういった用件で送られたか一目で分かりますよね?

このように本文を読まなくても、ある程度の内容が分かるようにしておくのがポイントです。

「いつもお世話になっております」しか書いてないと、誰からのメールか分かりませんし、最悪迷惑メール扱いになります。

最後に社名や氏名でなく、冒頭の【】に社名や氏名を記入しておくのも差出人が誰か分かりやすくて良いですね。

これらを社内外の方のメールをお手本にしながら、自分なりの定型文を作っていきましょう。

ビジネスメールのマナー 返信の引用はどうするのが正しい?

ビジネスメールの返信時の引用を「部分的にするのか」それとも「全文引用にするのか」で悩む方がいらっしゃいますが、これは使い分けするのが正解です。

全文引用メールにしておくと、前後のやり取りがハッキリし誤解が生まれることが防げます。

ですが、何度かやり取りしてお互いに全文引用を繰り返すと、メールが長くなりますし、引用符だらけでどの部分が「最新の」返事なのか分かりにくくなります。

ビジネスメールは「相手に短時間で正確に内容を伝える」のがポイントですから、このように分かりにくくなるのはダメです。

何度もやり取りして長文になってしまった場合は、できるだけ短く、大事な部分のみ引用して全文引用は避けるようにしましょう。

あまり難しく考える必要はありません。

引用符だらけで見にくいなと感じたら、核心部分だけを部分引用すれば良いんです。

それまでは全文引用にしておけば良いでしょう。

ただし会社によっては全文引用がルールになっている所もありますので、その場合は会社のルールに従ってくださいね。

メールの返信時 引用以外で気をつけるべき点

注意するべき点は、冒頭の挨拶は省かないということです。

「メールの本文の書き方」で紹介したように、メールの冒頭には、お相手の会社名や部署名、お名前を入れますが、これを返信だからと省いてはいけません。

いきなり引用分や本文を書き出すのは、マナー違反となりますので、ご注意ください。

また引用部分は原則変更しないというのがビジネスマナーですので、先方のメールに誤字脱字があっても、そのまま引用するようにしましょう。

日時や曜日など訂正の必要がある時は、引用部分はそのままに自分の文章で訂正するようにしましょう。

【例】
>○月×日(火)でお願いします。
はい、○月×日(水)で承りました。

まとめ

ビジネスマナーは習うより慣れるという要素が高く、何度か繰り返していく中で覚えていくものです。

最初から完璧にやろうとせず、会社の先輩や先方のメールをお手本にし、少しずつ身に付けていってください。

「この人のメール分かりやすいな」と思う方のメールの書き方を真似るようにすると、自然と上達していきますよ。

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